Denne personvernerklæring er bestemt av Safarigruppen (Safari Tours, Africa Tours, B2B Travel og Safari And Beyond) (samlet betegnet ”Safarigruppen”, ”vi”, ”oss” eller ”vår” i dette personvernet) og gjelder for alle våre kunder, leverandører og samarbeidspartnere.
1. OM SAFARIGRUPPEN
Safarigruppen har eksistert siden 2011, og har i dag cirka 15 ansatte, inkludert reiseledere. Vi har kontor på Torvet i Herning og på Generatorvej i Søborg, Danmark. Vi har gjennom årene blitt en av de ledende uavhengige utbydere av kvalitetsreiser til hele verden, og er kjent for å gi seriøs og kompetent rådgivning.
Safarigruppen samler inn og behandler virksomhetens personopplysninger med henblikk på å oppfylle de bestemmelsene som er beskrevet i denne personvernerklæringen. Safarigruppen er dataansvarlig i forhold til behandling av personopplysningene ut fra disse bestemmelsene.
Har du spørsmål til dette personvern eller til vår behandling av dine personopplysninger, kan du kontakte oss her:
Safari Tours /Africa Tours / B2B Travel / Safari And Beyond
Torvet 8, st.
7400 Herning
Danmark
E-mail: info@safaritours.no
2. DATASIKKERHET ER VIKTIG FOR OSS
For oss er ansvarlig bearbeiding av personopplysninger, som innhentes som en del av driften av vår virksomhet, avgjørende for våre forretningsmål og vårt omdømme. I dette personvernet gjøres det rede for hvordan dine personopplysninger innsamles og anvendes når du er kunde, leverandør eller samarbeidspartner hos Safarigruppen, og hvordan du kan få innsikt i dine egne personopplysninger.
3. HVA ER PERSONOPPLYSNINGER?
Personopplysninger er alle de opplysningene om en identifisert eller identifiserbar fysisk person. Ved en identifiserbar fysisk person forstås en person som direkte eller indirekte kan identifiseres, blant annet ved et identifikasjonsnummer eller andre elementer som er unik for en person sin identitet.
4. HVA SLAGS PERSONOPPLYSNINGER BEHANDLER VI OM DEG OG HVORFOR?
Den informasjonen vi innhenter om deg, vil bli benyttet til forskjellige formål i forbindelse med dit kundeforhold og driften av Safarigruppens virksomheter. De opplysningene som er samlet inn kan variere, avhengig av om du er kunde, leverandør eller samarbeidspartner, men generelt sett vil det være opplysninger vedrørende kundeadministrasjon, leverandøradministrasjon samt opplysninger vedrørende Safarigruppens rettigheter og forpliktelser.
Manglende opplysning av personopplysninger fra din side kan bety at Safarigruppen vil være ute av stand til å oppfylle sine forpliktelser i forbindelse med dit kunde- eller leverandørforhold.
Safarigruppen innhenter og behandler i utgangspunktet kun vanlige personopplysninger. I noen konkrete tilfeller, i forbindelse med bestilling av en reise, er det nødvendig for oss, i et begrenset omfang, å behandle følsomme personopplysninger (blant annet informasjon om spesialmeny på din flyreise eller informasjon om behov for spesial assistanse på din reise) samt opplysninger om personnummer (blant annet i forbindelse med innhenting av en kopi av passet til bruk for visumsøknad) for å kunne levere den reisen du ønsker deg.
Safarigruppen vil typisk innhente følgende informasjon:
4.1 INFORMASJON VEDRØRENDE VÅRE KUNDER
Informasjonen du gir oss, når du bestiller en reise eller oppretter en reiseprofil hos oss. Det kan skje online via nettsiden eller ved å kontakte våre reiserådgivere. Informasjonen omfatter kontaktopplysninger (fornavn, mellomnavn(e), etternavn, adresse, telefonnummer, e-post og evt. stilling), personnummer (til bruk ved visumsøknad) passnummer, bankopplysninger, betalingskortopplysninger, informasjon som du gir oss om dine særlige preferanser på reisen (blant annet opplysninger om spesialmat, behov for assistanse i forbindelse med handikap eller anden sykdom), informasjon om helsetilstand (til bruk på behandlingsreiser, sportsreiser med videre), informasjon om høyde, vekt, tøy- og skostørrelse (til bruk ved bestilling av utstyr på skireiser, sykler, sportsreiser med videre), formålet med reisen, informasjon om hvilke språk du taler, statsborgerskap, bonuskortnumre, medlemskap av foreningene til våre samarbeidspartnere, kontaktinformasjon på dine nærmeste pårørende, rekvisisjon (i forbindelse med ervervs- eller behandlingsreiser), informasjon som du gir oss rundt dine preferanser til markedsføring eller kommunikasjon, samt informasjon du gir oss når du kontakter oss med et spørsmål for å innberette et problem, eller når du henvender deg til oss i forbindelse med ditt kundeforhold hos oss.
4.2 INFORMASJON VEDRØRENDE VÅRE LEVERANDØRER OG SAMARBEIDSPARTNERE
Informasjonen du gir oss i forbindelse med inngått leveranse- eller samarbeidsavtale, herunder kontaktinformasjon (jobb, jobbtittel, fornavn, mellomnavn(e), etternavn, adresse, telefonnummer og e-post), Informasjon du gir oss rundt dine preferanser til markedsføring eller kommunikasjon, samt informasjon du gir oss når du kontakter oss med et spørsmål, for å innberette et problem, eller når du henvender deg til oss som del av vårt samarbeid.
5. HVA BRUKER VI DINE PERSONOPPLYSNINGER TIL?
Safarigruppen behandler dine personopplysninger til å oppfylle de formålene anført nedenfor. Bemerk at det ikke er alle de angitte formålene, kategoriene av informasjon, mottakere av informasjon eller typer av behandling av informasjon som gjelder for deg i alle tilfeller.
Safarigruppen behandler utelukkende dine personopplysninger i det omfanget det er nødvendig i forbindelse med ditt kunde-, leverandør- eller samarbeidsforhold (det tas høyde for eventuelle interesser i hvert enkelt tilfelle) eller i henhold til gjeldende lov.
5.1 KUNDEADMINISTRASJON
Safarigruppen behandler dine personopplysninger i forbindelse med opprettelse og løpende administrasjon av ditt kundeforhold med Safarigruppen som del av driften av vår virksomhet. Dette gjelder for bestilling av reiser og leveranse av vårt øvrige produkt (gjelder blant annet for visumsøknad, reiseforsikring, transferservice), opprettholdelse av vårt kunderegister, kredittvurderinger, fakturering, inkasso, markedsføring, statistikk med videre. Al statistikk og analyse utarbeides i anonymisert format og inneholder derfor ikke opplysninger som kan ledes direkte tilbake til deg som person.
5.2 ADMINISTRASJON AV LEVERANDØR- OG SAMARBEIDSFORHOLD
Safarigruppen behandler dine personopplysninger i forbindelse med administrasjon av leverandør- og/eller samarbeidsforhold, hvor du er leverandør eller samarbeidspartner eller er kontaktperson hos en leverandør eller en samarbeidspartner, som Safarigruppen jobber sammen med som en del av driften av vår virksomhet. Dette gjelder blant annet ved opprettholdelse av vårt CRM-register med informasjon om våre kontaktpersoner hos våre leverandører og samarbeidspartnere.
5.3 OVERHOLDELSE AF GJELDENDE LOVER OG REGLER
Safarigruppen behandler dine personopplysninger etter gjeldende lover og regler, som Safarigruppen er underlagt i forbindelse med driften av virksomheten eller til forskjellige innberetnings- eller opplysningsplikter i henhold til gjeldende lover og regler.
Safarigruppen anvender ikke dine personopplysninger til å treffe avgjørelser som bare er basert på automatisk behandling, inkludert profilering.
Safarigruppen tilstreber seg å sikre at alle personopplysningene vi behandler er korrekte og oppdaterte. Vi ber deg derfor om alltid å informere oss ved eventuelle endringer i dine personlige forhold (som endring av adresse eller betalingsinformasjon), slik vi kan sikre oss at dine personopplysninger alltid er riktig og ajourført.
6. JURIDISK GRUNNLAG FOR BEHANDLING AV DINE PERSONOPPLYSNINGER
Safarigruppen behandler som utgangspunkt informasjonen om deg på et av følgende grunnlag: (1) Ditt samtykke, (2) inngått eller innfrielse av din kontrakt med Safarigruppen, (3) hensyn til Safarigruppens legitime interesser, det vil si de formålene som er presentert ovenfor, (4) innfrielse av en lovmessig forpliktelse som Safarigruppen er pålagt, (5) beskyttelse av dine eller en anden fysisk persons vitale interesser, (6) behandlingen er nødvendig for at et lovkrav kan fastlegges, gjøres gjeldende eller forsvares, og (7) behandlingen er nødvendig for å overholde Safarigruppens eller dine arbeids-, helsemessig- og lovmessige forpliktelser som følger av nasjonal lov eller av EU-retten. Det kan dessuten være situasjoner, hvor vi behandler dine personopplysninger av hensyn til tredjemanns legitime interesser med hensyn til de formålene, som er presentert ovenfor, med mindre interessene dine veier tyngre.
7. DELING AV PERSONOPPLYSNINGER
Safarigruppen gir bare opplysningene videre i det omfanget det er nødvendig som del av driften av vår virksomhet, blant annet for å kunne levere din reise samt de øvrige produktene du har kjøpt hos oss.
Safarigruppen vil typisk formidle personopplysningene til følgende mottakere i forbindelse med bestilling av en reise og dermed relaterte produkter:
7.1 GLOBALE DISTRIBUTIONS SYSTEMER (GDS)
Et GDS er et it-netværkssystem, der ejes eller drives af et firma, der muliggør transaktioner mellem rejsebranchens tjenesteudbydere, hovedsageligt flyselskaber, hoteller, biludlejningsfirmaer og rejsebureauer. Et GDS forbinder tjenester, priser og bookning ved at konsolidere produkter på tværs af de tre rejsesektorer, dvs. flyreservationer, hotelreservationer og biludlejning.
Safarigruppen bruker følgende GDS som del av vår virksomhet: Amadeus.
7.2 FLYSELSKAP
Safarigruppen formidler personopplysninger til flyselskap i forbindelse med bestilling av din reise. Til bruk for bestilling av din flyreise vil vi typisk videreformidle informasjon om fornavn, mellomnavn(e), etternavn, avreiselufthavn, destinasjon, dato for ut- og hjemreise, bonuskortnummer, spesielle ønsker i forbindelse med din reise, inkludert bestilling av spesialmat på flygningen og eventuelle behov for assistanse på flyet eller i lufthavnen til det valgte flyselskapet.
I forbindelse med reiser til spesielle destinasjoner kan vi dessuten videreformidle ditt passnummer til flyselskapet.
7.3 HOTELL
Safarigruppen videreformidler personopplysninger til de hotellene du skal benytte på din reise. Til bruk for bestilling av dine hotellovernattinger vil vi typisk videreformidle informasjon om fornavn, mellomnavn(e), etternavn, destinasjon, dato for ankomst og avreise, romkategori, bonuskortnummer, spesielle ønsker i forbindelse med din reise, inkludert bestilling av spesialmat til oppholdet på hotellet og eventuelle behov for spesiell assistanse til oppholdet på hotellet i forbindelse med handikap eller sykdom.
7.4 LEIEBILSELSKAP
Safarigruppen videreformidler personopplysninger til leiebilselskap, i det tilfellet at du ønsker å ha et kjøretøy til rådighet på din reise. Til bruk for bestilling av din leiebil vil vi typisk videreformidle opplysninger om fornavn, mellomnavn(e), etternavn, avhentingssted, leieperiode, kjøretøyskategori, bonuskortnummer, spesielle ønsker i forbindelse med leiebilen, inkludert spesielle foranstaltninger i forbindelse med handikap eller sykdom, bilstoler med mer.
7.5 BUSSELSKAP
Safarigruppen videreformidler personopplysninger til busselskap når du skal med buss på din reise (blant annet i forbindelse med dagstur til kjente turistattraksjoner). Til bruk for bestilling av din bussreise vil vi typisk videreformidle informasjon om fornavn, mellomnavn(e), etternavn, avhentingssted, dato og tidspunkt for bussreisen, destinasjon samt spesielle ønsker i forbindelse med bussreisen, inkludert bestilling av spesialmat på bussreisen og eventuelle behov for spesial assistanse på grunn av handikap eller sykdom.
7.6 BEDBANKS
En bedbank er et it-nettverkssystem, som eies eller drives av et firma, som muliggjør transaksjoner mellom reisebransjens tjenesteutbydere, hovedsakelig hotell og reisebyrå eller sluttkunden. Safarigruppen videreformidler personopplysninger til bedbanks for å bestille de hotellene du skal benytte på din reise. Til bruk for bestilling av dine hotellovernattinger gjennom en bedbank vil vi typisk videreformidle informasjon om fornavn, mellomnavn(e), etternavn, destinasjon, dato for ankomst og avreise, romkategori, bonuskortnummer, spesielle ønsker i forbindelse med din reise, inkludert bestilling av spesialmat på hotellet og eventuelle behov for spesial assistanse til hotelloppholdet i forbindelse med handikap eller sykdom.
Safarigruppen bruker Expedia som en del av vår virksomhet.
7.8 REISEAGENTER
Hvis du i løpet av din reise skal delta i utflukter eller har behov for transfer, kan Safarigruppen videreformidle personopplysninger til reiseagenter. Reiseagenten har til oppgave å arrangere den pågjeldende utflukten eller transferen ved bestilling av ønsket ytelse hos lokale leverandører på destinasjonen. Til bruk for bestilling av dine utflukter, transfer med videre videreformidler vi typisk informasjon om fornavn, mellomnavn(e), etternavn, dato og tidspunkt for ankomst og/eller avreise, type av kjøretøy, destinasjon samt spesielle ønsker i forbindelse med transferen eller utflukten, inkludert bestilling av spesialmat og eventuelle behov for spesial assistanse på grunn av handikap eller sykdom.
7.9 FORSIKRINGSSELSKAP
Som del av bestilling av din reise hos oss har du mulighet for å bestille en reise- og/eller en avbestillingsforsikring. Ønsker du å bestille forsikring, da videreformidler vi personopplysninger til forsikringsselskapet til bruk for opprettelse av forsikring. For å opprette en reise- og/eller en avbestillingsforsikring videreformidler vi typisk informasjon til forsikringsselskapet om fornavn, mellomnavn(e), etternavn, e-post, destinasjon, dato for av- og hjemreise samt reisetype.
Safarigruppen samarbeider med Gouda.
7.10 UTSTYRSUTLEIE SELSKAP
Som del av bestilling av din reise hos oss har du mulighet for å leie utstyr, som du har bruk for på reisen. Det er blant annet mulig å leie sykler, skiutstyr, dykkerutstyr og lignende. Hvis du ønsker å leie slik utstyr, vil vi videreformidle opplysningene til det firmaet på destinasjon du vil leie utstyr fra. Til bruk for utstyrsleie videreformidler vi typisk opplysninger til leieselskapet om fornavn, mellomnavn(e), etternavn, typen av utstyr, avhentingssted, leieperiode samt opplysninger om høyde, vekt, tøy- og skostørrelse.
8. INTERNASJONALE OVERFØRSLER AV DINE PERSONOPPLYSNINGER
Da Safarigruppen har oversjøiske reisemål vil dine personopplysninger kunne overføres til land utenfor EU/EØS i forbindelse med bestilling av en reise hos oss. For å ha mulighet for å levere våre ytelser til deg er vi i noen tilfeller nødt til å anvende samarbeidspartnere og leverandører utenfor EU/EØS.
Uten muligheten for å overføre dine opplysninger til mottakere utenfor EU/EØS har Safarigruppen ikke muligheten for å levere ønsket reise til deg. Dette gjelder hvis bestilling av din reise forutsetter at det overføres opplysninger til mottakere utenfor EU/EØS, blant annet for å kunne booke flyreise, hoteller med mere på din reisedestinasjon.
Personvernlovgivning i disse land kan være mer enkel enn den er i Norge og i resten av EU/EØS. I størstedelen av tilfellene er det land hvor EU-Kommisjonen har vurdert, at personvernnivået ikke er på høyde med personvernnivået i EU/EØS.
Der det er praktisk mulig for oss, vil overførsel av dine personopplysninger skje på bakgrunn av de standardoverførsels-kontraktene EU-Kommisjonen har utarbeidet, som er spesielt utarbeidet til dette formålet. Overførsler til USA vil skje på bakgrunn av Privacy Shield. Privacy Shield er en avtale mellom EU og USA som blant annet fastsetter et sterkt sett av personvernregler og sikkerhetsforanstaltninger, som de amerikanske virksomhetene som har tilsluttet seg ordningen, er forpliktet til å overholde når de behandler personopplysninger.
I noen tilfeller er det ikke praktisk mulig for Safarigruppen å inngå en standardoverførselskontrakt eller anvende Privacy Shield som juridisk overførselsgrunnlag. I slikke tilfeller vil overføringen av opplysningene skje med hjemmel i personvernforordningens artikkel 49, 1 (b), da overføringen av dine personopplysninger til det pågjeldende landet er nødvendig for å oppfylle kontrakten mellom deg og Safarigruppen (bestillingen av din reise) eller av hensyn til gjennomførselen av foranstaltninger som treffes på din anmodning forut for inngåelsen av en slik kontrakt (blant annet i forbindelse med å avgi et kvalifisert tilbud som omtalt ovenfor i avsnitt 7).
Det er derfor viktig at du er oppmerksom på at overføring av dine personopplysninger til land utenfor EU/EØS, i forbindelse med bestilling av en reise hos Safarigruppen, betyr at dine personopplysninger ikke vil ha den samme beskyttelsen som etter norske eller EU-rettslige regler.
9. DATAINTEGRITET OG –SIKKERHET
Personopplysninger oppbevares ikke lenger enn høyest nødvendig for å oppfylle det formålet informasjonene er innsamlet til, med mindre oppbevaringen er nødvendig for å oppfylle nasjonale lovkrav, inkludert lovpliktig oppbevaringsperiode i forbindelse med bokføring og lignende.
Det er Safarigruppens politikk å beskytte personopplysninger ved å treffe sikkerhetsforanstaltninger som er tilstrekkelig teknisk og organisatorisk. Når det ikke lenger er et behov for dine personopplysninger, da vil vi sørge for de makuleres på en sikkerhetsmessig forsvarlig måte.
10. DINE RETTIGHETER
Du har alltid rett til å gjøre dine rettigheter, etter den vedtatte personvernloven, gjeldende. Du kan blant annet anmode om innsikt i de personopplysningene Safarigruppen er i besittelse av, samt gjøre innsigelse mot behandling av opplysningene, inkludert gjøre innsigelse mot automatiserte avgjørelser og profilering eller mot anvendelse av dine personopplysninger til direkte markedsføring. Du kan også anmode om beriktigelse eller sletning av eventuelle feilaktige opplysninger om deg selv, tilbaketrekke et samtykke til behandling av dine personopplysninger samt gjøre din rett til dataportabilitet gjeldende.
Ønsker du å gjøre én eller flere av dine rettigheter gjeldende, da ber vi deg kontakte oss på e-post:
info@safaritours.no
Din anmodning vil bli behandlet i samsvar med den til enhver tid gjeldende personvernloven.
Klage over Safarigruppens behandling av dine personopplysninger kan skje til:
Datatilsynet
Postboks 458 Sentrum
0105 Oslo
11. OPPDATERINGER
Safarigruppen evaluerer og oppdaterer løpende denne personvernerklæringen. Du bør derfor sjekke dette personvernet regelmessig for å få med deg eventuelle endringer som kan ha betydning for vår behandling av dine personopplysninger.
